Лимит 20 % на зарплату управленцев фонда: как посчитать до конца года

Если у вас благотворительный фонд, где директор и бухгалтер получают зарплату, то за два месяца до конца года пора посчитать одну пропорцию: сколько из всех денег, потраченных фондом в 2026 году, ушло на оплату труда управленцев. Закон разрешает не больше 20 %, и считать нужно не от пожертвований, а от всех расходов года (п. 3 ст. 16 закона № 135-ФЗ). Зарплата координатора программы, психолога или соцработника в лимит не входит, аренда и банковские комиссии тоже. Самая частая ошибка — забыть о начислениях: зарплата директора и бухгалтера укладывается ровно в 20 %, а вместе со взносами уже нет. Дальше разбираю, что в числителе и в знаменателе, считаю на примере и показываю, что честно можно сделать до 31 декабря.

Разбирает Оксана Шатунова, ГлавбухОК (ООО «Эксперт»). Нормы выверены на 26 октября 2026 года.

Что именно ограничивает закон, а что нет

Вокруг «двадцати процентов» живёт столько мифов, что юристы «Правовой команды» 1 октября 2026 года посвятили им отдельный разбор. Самый живучий: «фонд имеет право оставить себе пятую часть пожертвований». В законе такого нет. У благотворительной организации три числовых правила, и они про разное.

Первое правило и есть наш лимит. Обратите внимание на две вещи. В числителе только оплата труда, причём только управленцев: оплата труда людей, участвующих в благотворительных программах, из лимита исключена прямо в тексте нормы. В знаменателе все финансовые средства, которые фонд расходовал за год, из любого источника: пожертвования, гранты, субсидии, прибыль от платных услуг. Если фонд получил 10 млн ₽, а потратил 6 млн ₽, двадцать процентов считаются от шести.

Второе и третье правила в статью о лимите попали не случайно. Когда вы разносите расходы на программные и административные, вы одновременно готовите данные для всех трёх проверок, и Минюст смотрит на них вместе. Как эта разбивка ложится в смету, мы подробно показывали в статье о смете НКО.

Кто относится к АУП, а кто к программе

Закон не расшифровывает «административно-управленческий персонал», и здесь главный простор для споров с проверяющим. На практике к управленцам относят директора, бухгалтера, юриста, офис-менеджера, кадровика, фандрайзера и специалиста по коммуникациям, если они работают на фонд в целом. К программе относятся те, чья работа и есть благотворительная деятельность: координатор проекта, соцработник, психолог, педагог, няня в больнице, водитель, который везёт подопечных.

Смешанные роли встречаются в каждом втором фонде: директор одновременно руководит программой помощи семьям, бухгалтер считает выплаты подопечным. Делить такую зарплату можно, но делить нужно бумагами, а не словами на проверке. Три документа, которых хватает:

1. Благотворительная программа, утверждённая высшим органом управления, со сметой, где отдельной строкой стоит оплата труда участников, в том числе доля директора (п. 1–2 ст. 17 закона № 135-ФЗ). Без утверждённой программы спорить нечем.
2. Трудовой договор или допсоглашение, где у директора две функции с указанием доли рабочего времени, либо совмещение должностей по ст. 60.2 ТК с отдельной доплатой за работу в программе.
3. Приказ о распределении расходов на оплату труда между программой и содержанием аппарата с тем же процентом, который потом пойдёт в учёт на счёте 86 и в отчётность.

Процент берите из реального распределения времени, а не из нужной вам пропорции. Если директор на 90 % «ведёт программу», а в программе нет ни одного мероприятия с его участием, проверяющий увидит это так же быстро, как вы.

Отдельная история с бухгалтерией на аутсорсинге и управленцами по договору ГПХ. Формально закон говорит об оплате труда, а услуги сторонней фирмы оплатой труда не являются. Но если «подрядчик» каждый день сидит в вашем офисе и подчиняется директору, спор пойдёт уже не с Минюстом о 20 %, а с трудовой инспекцией о подмене трудовых отношений. Вознаграждения физлицам-управленцам по ГПХ мы советуем включать в числитель, чтобы не спорить ни с кем.

Что в числителе и что в знаменателе

Числитель — начисленная оплата труда АУП за год: оклады, премии, отпускные, доплаты, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении. Это зарплата до вычета НДФЛ, потому что налог удерживается из неё, а не начисляется сверх (ст. 129 ТК, ст. 226 НК).

Со взносами тоньше. По Трудовому кодексу страховые взносы в оплату труда не входят, и буквальное чтение п. 3 ст. 16 позволяет их не считать. Однако в единой форме отчёта в Минюст (приказ Минюста от 09.12.2025 № 336, форма УН000Х) расходы на оплату труда показываются одной строкой 7.2.1 «Расходы, связанные с оплатой труда (включая начисления)», и инспектор территориального управления возьмёт именно её. Поэтому наш рабочий стандарт для фондов такой: считаем два варианта, без взносов и с ними, и спокойны только тогда, когда укладываемся во второй. Если без взносов 19 %, а с ними 21 %, это не «пограничная зона», а повод для разговора с руководителем в ноябре, а не в апреле.

Знаменатель — все средства, израсходованные за финансовый год, который у фонда совпадает с календарным. Сюда входят выплаты подопечным и оплата их лечения, закупки для программ, зарплата всех сотрудников с начислениями, аренда и коммуналка, банковские комиссии, связь, сайт, аудит, налоги. Считайте по факту оплаты: закон говорит о расходуемых финансовых средствах, то есть о деньгах, а не о начисленных затратах. Переданные подопечным натуральные пожертвования (лекарства, вещи) финансовыми средствами не являются, и в знаменатель мы их не ставим, хотя встречается и обратная практика. Безопаснее знаменатель не раздувать.

Считаем на примере фонда с расходами 6 млн ₽

Типовая ситуация: благотворительный фонд помощи семьям на УСН, в штате директор, бухгалтер на полставки, координатор программы и соцработник. Взносы в 2026 году — 7,6 % как у благотворительной организации на упрощёнке (пп. 8 п. 1 и п. 2.2 ст. 427 НК) плюс 0,2 % на травматизм. Расходы за год по факту десяти месяцев и плану на ноябрь–декабрь:

Без начислений оплата труда АУП — 1 200 000 ₽, то есть ровно 20,0 % расходов. Закон запрещает тратить «более 20 процентов», так что формально нарушения нет. С взносами числитель становится 1 293 600 ₽, а доля — 21,6 %. По строке 7.2.1 единой формы Минюст увидит второе число, и объяснять, почему вы считали по ТК, придётся уже в ответ на предупреждение.

Теперь представьте этот же фонд в 2027 году. Тариф взносов для НКО на УСН вырастет до 15 % в пределах базы (п. 2.2-2 ст. 427 НК, закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ), подробности в статье о страховых взносах НКО. При том же окладе управленцев начисления составят 182 400 ₽, общие расходы подрастут до 6 088 800 ₽, а доля оплаты труда АУП с начислениями — до 22,7 %. Зарплаты никто не поднимал, а лимит нарушен сильнее. Отсюда правило для сметы на 2027 год: при расчёте «с начислениями» оплата труда АУП не должна превышать примерно 17 % плановых расходов, тогда с взносами 15,2 % вы остаётесь в пределах 20 %. Свои цифры подставьте в калькулятор взносов НКО, он считает оба года.

Что честно можно сделать до 31 декабря

Хорошая новость: в октябре фонд ещё управляет и числителем, и знаменателем. Плохая: не всеми способами, которые приходят в голову.

Первый способ — оформить реальную программную работу директора. В нашем примере директор лично ведёт приём семей и мероприятия программы, и на это уходит около 40 % его времени. Приказ о распределении, допсоглашение и строка в смете программы переносят 336 000 ₽ его зарплаты в программные расходы. В АУП остаётся 864 000 ₽, с начислениями 931 392 ₽, доля — 15,5 %. Так работает только с настоящим участием в программе, подтверждённым планом мероприятий и отчётами по ним.

Второй способ — ускорить программные расходы, которые всё равно запланированы. Оплата курса реабилитации, закупка оборудования для подопечных, перечисление помощи семьям, стоявшим в очереди на январь, увеличивают знаменатель в декабре. Это законно, если расходы предусмотрены программой и деньги на них есть, и это заодно помогает соблюсти правило 80 % по декабрьским пожертвованиям прошлого года. Платить за то, что фонду не нужно, ради пропорции, нельзя: это уже нецелевое использование.

Третий способ — пересмотреть смету на 2027 год, пока она не утверждена. Если доля не сходится и после разнесения ролей, у фонда есть выбор: расширять программы, искать жертвователей на программные расходы или уменьшать административный контур, например переводить часть функций на аутсорсинг. Как фонды закрывают аренду и зарплату, когда программное финансирование заканчивается, мы разбирали в статье о расходах после окончания гранта.

Чего делать не стоит. Снижать зарплату директору и бухгалтеру задним числом нельзя по ТК. Переводить управленцев на ГПХ «для расчёта» — подмена трудовых отношений с доначислением взносов и штрафом по ст. 5.27 КоАП. Принимать пожертвование с назначением «на зарплату директора» и выносить его за скобки тоже не выйдет: назначение решает налоговый вопрос, потому что пожертвование на содержание НКО и ведение уставной деятельности — целевое поступление по п. 2 ст. 251 НК, но лимит в п. 3 ст. 16 привязан к общей сумме расходов фонда и оговорки о воле благотворителя не содержит. Как оформлять такие пожертвования без налоговых потерь, читайте в статье о пожертвованиях и членских взносах.

Где Минюст и жертвователи увидят вашу пропорцию

С отчёта за 2025 год благотворительные организации не сдают отдельный отчёт по ст. 19 закона № 135-ФЗ: его пункты 3–5 утратили силу с 1 сентября 2025 года, а данные переехали в единую форму УН000Х, которую все НКО подают через личный кабинет до 15 апреля. Пошаговую инструкцию по кабинету смотрите в статье о новой форме отчёта в Минюст. Для лимита важны четыре места в форме:

• раздел 5.1 «Сведения о реализованных программах» с колонкой «Оплата труда лиц, участвующих в реализации (тыс. руб.)» — это та часть зарплаты, которая из лимита исключена;
• строка 7.1.3 «Расходы на финансирование благотворительных программ» — числитель для правила 80 % из ст. 17;
• строка 7.2.1 «Расходы, связанные с оплатой труда (включая начисления)» — вся оплата труда с взносами; разница между ней и оплатой труда участников программ и есть ваш АУП в глазах проверяющего;
• итог раздела 7 «Сведения об использовании средств» — знаменатель.

Те же цифры дублируются в бухгалтерской отчётности, которая открыта в ГИРБО для любого корпоративного жертвователя. В отчёте о целевом использовании средств расходы на программы стоят в строке 6310, а содержание аппарата управления в строке 6320 с расшифровкой оплаты труда с начислениями. Мы разбирали отчёт построчно в статье о бухгалтерской отчётности НКО. Когда 6320 не бьётся с разделом 7 единой формы, вопросы начинаются ещё до разговора о процентах.

Фонд к тому же обязан ежегодно публиковать отчёт об использовании имущества (п. 2 ст. 7 закона № 7-ФЗ), и крупные фонды давно показывают там свою долю административных расходов. «Подари жизнь» публично держит внутренний потолок 10 % и фактически тратит 4–6 %, и доноры привыкли сравнивать с этой планкой, а не с законными двадцатью.

Что грозит, если лимит превышен

Отдельного штрафа в КоАП за превышение 20 % нет, и это расслабляет зря.

• Письменное предупреждение Минюста за действия, противоречащие закону (п. 2 ст. 20 закона № 135-ФЗ, п. 5 ст. 32 закона № 7-ФЗ). Предупреждение публично, обжаловать его можно в суде, а срок на устранение ставит само управление.
• Ликвидация при повторении. Неоднократные предупреждения дают Минюсту право требовать ликвидации благотворительной организации в порядке ст. 61 ГК (п. 3 ст. 20 закона № 135-ФЗ, пп. 3 п. 3 ст. 61 ГК — неоднократные или грубые нарушения закона). Суды оценивают тяжесть и то, устранено ли нарушение, но фонд с двумя предупреждениями живёт в режиме проверки. Что бывает с фондами, которые перестали отчитываться, мы описали в статье об отчётности благотворительного фонда.
• Налоговый след, если на зарплату управленцев ушло пожертвование с иным назначением, например собранное на лечение конкретного ребёнка: сумма признаётся внереализационным доходом на дату нецелевого использования (п. 14 ст. 250 НК) и облагается налогом по УСН или прибыли, а жертвователь вправе требовать отмены пожертвования (п. 5 ст. 582 ГК).
• Репутация. Единая форма публикуется на портале Минюста, бухотчётность — в ГИРБО, и фонд с долей АУП выше лимита проигрывает конкурс корпоративного донора ещё на этапе проверки документов.

Чек-лист на ноябрь и декабрь

1. Выгрузите расходы с 1 января по 31 октября по счёту 86 в разрезе «программы / содержание аппарата» и добавьте план на два месяца.
2. Посчитайте доли оплаты труда АУП без начислений и с ними. Ориентир тревоги — 18 % во втором варианте.
3. Проверьте, что у каждой программы есть утверждённый текст и смета с оплатой труда участников, а у директора со смешанной ролью — приказ о распределении и допсоглашение.
4. Сверьте, какие программные расходы декабря можно и нужно оплатить до 31-го числа, и какие декабрьские пожертвования 2025 года ещё не потрачены на 80 %.
5. Заложите в смету 2027 года взносы 15 % и оплату труда АУП не выше 17 % расходов.
6. Договоритесь с бухгалтером, кто и когда заполняет разделы 5 и 7 единой формы, чтобы в апреле цифры не собирались в последнюю ночь.

Если нужен расчёт по вашим цифрам и разнесение зарплат по программам в учётной политике, это делает бухгалтерия благотворительного фонда в ГлавбухОК.

Нормы и ставки проверены по состоянию на 26 октября 2026 года: ст. 12, 16, 17, 19, 20 Федерального закона от 11.08.1995 № 135-ФЗ (ред. от 04.08.2026); ст. 7, 24, 32 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ; ст. 61, 582 ГК РФ; ст. 60.2, 129 ТК РФ; п. 2 ст. 251, п. 14 ст. 250, ст. 226, пп. 8 п. 1, п. 2.2 и п. 2.2-2 ст. 427 НК РФ (закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ); приказ Минюста России от 09.12.2025 № 336 (форма УН000Х); ФСБУ 4/2023; ст. 5.27 КоАП РФ.