Инвентаризация в НКО до 31 декабря: что пересчитать до отчётности

Если ваша НКО дотянула до середины октября, а слово «инвентаризация» в этом году ещё не звучало, вы не одиноки, но время пошло: до годовой отчётности всё, что числится у организации, нужно пересчитать и сверить. Оборудование и запасы можно проверять уже с 1 октября, деньги, долги и остатки целевых средств сверяют на 31 декабря. Это требование ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», и оно одинаково для фонда с десятью программами и для АНО, где единственный сотрудник — председатель. Хорошая новость: такой АНО не нужна комиссия, а весь процесс укладывается в один приказ и один акт. Плохая: именно в НКО при пересчёте чаще всего всплывает то, что потом ломает отчёт в Минюст и отчёт грантодателю.

Разбирает Оксана Шатунова, ГлавбухОК (ООО «Эксперт»). Мы ведём учёт десятков НКО и знаем, где обычно расходятся цифры. Нормы выверены на 17 октября 2026 года.

Зачем это НКО, если «воровать нечего»

Инвентаризация в головах руководителей НКО связана со складом и кладовщиком, которых у АНО и фондов нет, поэтому процедуру считают формальностью для торговли. Стандарт думает иначе: инвентаризация подтверждает существование, состояние и законность нахождения у организации всех активов и обязательств, включая забалансовые и имущество, которое в учёт вообще не попало (п. 3, 18 ФСБУ 28/2023).

Для НКО у этого три прикладных смысла.

Первый: отчёт в Минюст по единой форме и отчёт о целевом использовании средств строятся на остатках. Если на счёте 86 висит «неиспользованный» остаток закрытого гранта, в балансе два года числится списанный проектор, а за подотчётным председателем 40 тысяч, которые давно потрачены, все три отчёта будут красивыми и неправильными.

Второй: грантодатели. Типовой договор ФПГ разрешает фонду осматривать имущество, купленное в рамках проекта, и запрещает использовать его не по назначению до конца проекта. Акт инвентаризации с подписями и фото закрывает этот вопрос заранее, как это работает в учёте мы разбирали в статье про оборудование на грант.

Третий: аудит. Для фондов порог обязательного аудита с отчётности за 2026 год вырос до 5 млн ₽ поступлений за предыдущий год. Фонд, в который в 2025 году пришло больше, в 2027 году встречает аудитора, а аудитор первым делом спрашивает приказ об инвентаризации, описи и акт. Подробнее о том, кому и когда нужен аудит, в разборе отчётности благотворительного фонда.

Кто обязан и кто вправе обойтись без комиссии

ФСБУ 28/2023 действует с 1 апреля 2025 года для всех организаций, кроме бюджетной сферы. Старые Методические указания по инвентаризации 1995 года (приказ Минфина № 49) с той же даты утратили силу, так что ссылки на них в учётной политике пора убирать, об этом мы писали в чек-листе по учётной политике НКО на 2027 год. Упрощённого учёта стандарт не касается: право малых НКО на упрощённые способы по ст. 6 закона № 402-ФЗ не отменяет годовую инвентаризацию.

Случаи, когда инвентаризация обязательна, перечислены в п. 15 стандарта. Для НКО актуальны пять:

• составление годовой отчётности;
• передача имущества в аренду или безвозмездное пользование, продажа, иное отчуждение (например, передача оборудования после проекта партнёрской организации);
• смена материально ответственного работника, а в НКО это чаще всего сам руководитель или координатор проекта;
• утрата или порча имущества, пожар, авария;
• реорганизация и ликвидация.

Комиссия нужна не всегда. По п. 22 стандарта её можно не создавать, если в организации работают только руководитель и бухгалтер (или только руководитель), если инвентаризацию по договору проводит аудиторская организация или индивидуальный аудитор, либо если её проводит ревизионная комиссия, когда такие полномочия дал устав. Последний вариант стоит проверить в уставе ассоциации или общественной организации: ревизор там обычно есть, и это его работа.

Способы проверки стандарт тоже не ограничивает пересчётом: допускаются взвешивание, обмер, осмотр, а когда физически проверить объект невозможно или нецелесообразно, годятся видео- и фотофиксация (п. 4). Для НКО с оборудованием в трёх районных центрах это снимает главный организационный вопрос.

Пять точек, где у НКО расходятся цифры

Пересчитать можно всё, но имеет смысл начать там, где в НКО чаще всего прячутся расхождения. Мы видим одни и те же пять.

Оборудование и малоценка по грантам. Ноутбуки, проекторы, спортивный инвентарь, мебель. Половина куплена на гранты и числится либо на счёте 01, либо списана в расходы при покупке и живёт только в ведомости «кому выдано». Сверяйте в обе стороны: каждый объект в учёте должен существовать физически, каждый физический объект должен быть в учёте или в забалансовой ведомости. Отдельно проверьте, у кого вещи находятся: имущество «у бывшего координатора» на момент проверки грантодателя превращается в недостачу.

Подотчёт. В небольших НКО председатель покупает всё сам, а авансовые отчёты сдаёт раз в квартал или «когда бухгалтер напомнит». К 31 декабря остаток по счёту 71 должен подтверждаться либо деньгами, либо авансовыми отчётами с чеками. Зависший подотчёт с чеками, потерянными в облаке, превращается для грантодателя в неподтверждённый расход, а для налоговой при проверке в доход физлица.

Остатки на счёте 86 по источникам. Инвентаризация обязательств и источников финансирования проводится на 31 декабря, и это самый важный пункт для НКО. По каждому гранту, субсидии и программе пожертвований сравните три числа: остаток в учёте, остаток по отчёту грантодателю, остаток денег на счёте. Классика: грант закрыт и принят фондом, а на 86 остаток в размере стоимости купленного проектора, потому что оборудование провели без закрытия на счёт 83. Как устроены субсчета и почему остаток 86 должен сходиться со строкой 6400 отчёта о целевом использовании, разобрано в статье про счёт 86.

Касса и ящики для пожертвований. Наличные в кассе пересчитывают на 31 декабря, а ящики к этой дате лучше вскрыть и сдать выручку в банк: деньги в неопечатанном ящике на отчётную дату для аудитора означают неучтённый актив. Порядок вскрытия с двумя свидетелями и актом в трёх экземплярах мы описали в статье про ящики для пожертвований.

Долги. Кредиторка перед поставщиками за декабрьские мероприятия, невыплаченная компенсация волонтёрам, обязательство выдать благополучателям уже купленные наборы, невозвращённый остаток гранта. Всё это проверяется по документам: акты сверки, договоры, письма грантодателя. Дебиторку с истёкшим сроком давности списывают, у НКО на целевых средствах — через счёт 86.

Пример: АНО с грантом на 900 тыс. ₽ пересчитывает всё за два вечера

Типовая ситуация. АНО с председателем и двумя координаторами по договорам ГПХ, грант ФПГ 900 000 ₽, проект завершился 30 сентября, отчёт фонду сдан. Инвентаризацию проводят в ноябре по ОС и запасам и в январе по расчётам.

Цена вопроса не в стуле за 4 500 ₽. Без инвентаризации в отчёт о целевом использовании за 2026 год попал бы несуществующий остаток гранта 144 000 ₽, в Минюст ушли бы те же цифры, а футболки на 20 700 ₽ при проверке фонда стали бы расходом без подтверждения.

Как оформить: приказ, опись, акт

Унифицированные формы ИНВ необязательны: формы документов утверждает руководитель (ст. 9 закона № 402-ФЗ), привычные бланки годятся, если закреплены в учётной политике. Минимальный комплект для НКО:

1. Приказ о проведении инвентаризации: даты, объекты, кто проводит (комиссия или руководитель единолично по п. 22), срок сдачи документов бухгалтеру.
2. Инвентаризационные описи по видам имущества и акты по расчётам и остаткам целевого финансирования. В описи по оборудованию добавьте колонку «источник приобретения»: грант, пожертвование, собственные средства. Эта колонка потом экономит часы при составлении отчёта в Минюст.
3. Сличительная ведомость, если нашлись расхождения, и объяснения ответственных.
4. Приказ об итогах: что списать, что оприходовать, с кого взыскать, что исправить в учёте.

Результаты инвентаризации активов, проведённой с 1 октября, отражают в учёте не позднее 31 декабря, результаты по остальным объектам ставят на последний день года (п. 10 стандарта). Храните комплект вместе с годовой отчётностью не меньше пяти лет, а по грантовым проектам ФПГ рекомендует хранить подтверждающие материалы не менее трёх лет после окончания проекта. Если первичка лежала в облаке, которое в октябре пострадало, инвентаризация заодно покажет, чего не хватает: что делать с утраченными документами, мы описали в статье о сбое в облаке.

Налоги: излишки, недостачи и грантодатель

Здесь у НКО свои ловушки, и они не совпадают с коммерческими.

Излишки. В бухучёте излишки принимают по справедливой стоимости, по балансовой стоимости или по стоимости аналогичных активов (п. 11 ФСБУ 28/2023) и относят на доходы. В налоговом учёте стоимость излишков считается внереализационным доходом по п. 20 ст. 250 НК, и ни в ст. 251, ни в правилах УСН освобождения для НКО нет. Поэтому найденная кофемашина для АНО на УСН «доходы» означает 6 % с её рыночной цены. Прежде чем оформлять излишки, поищите источник: часто это пожертвование вещами, которое просто не оформили. Договор пожертвования с датой передачи решает вопрос без налога, но подписать его задним числом нельзя.

Недостачи. Оцениваются по балансовой стоимости (п. 12) и относятся на виновных лиц или на расходы организации. Для НКО на целевых средствах недостача имущества, купленного на грант, сама по себе налог не создаёт: расход на покупку в налоговом учёте не признавался, доходом его исчезновение не становится. Риск в другом месте: если проект ещё идёт, фонд вправе признать трату нецелевой и потребовать вернуть деньги, а это уже внереализационный доход по п. 14 ст. 250 НК на дату, когда средства использованы не по назначению. Взыскать с работника больше среднего заработка без договора о полной материальной ответственности нельзя (ст. 241 ТК), а волонтёры и исполнители по ГПХ работниками не являются, с них ущерб взыскивается только по гражданскому законодательству.

Что грозит, если инвентаризацию пропустить

Прямого штрафа «за непроведение инвентаризации» в КоАП нет. Последствия приходят с других сторон.

• Искажение отчётности. Если из-за неучтённого или пропавшего имущества показатель баланса или отчёта о целевом использовании искажён на 10 % и больше, это грубое нарушение требований к учёту: штраф на руководителя или главбуха 5 000–10 000 ₽, повторно 10 000–20 000 ₽ или дисквалификация на 1–2 года (ст. 15.11 КоАП).
• Отсутствие первичных документов на имущество, выявленное при налоговой проверке, подпадает под ст. 120 НК: 10 000 ₽, при нарушениях в нескольких периодах 30 000 ₽.
• Аудит. Для фонда на обязательном аудите отсутствие инвентаризации означает оговорку в заключении: аудитор не может подтвердить остатки, а заключение с оговоркой читают и Минюст, и крупные доноры.
• Грантодатель. Оборудование, которое не нашли при осмотре, становится нецелевым расходом с требованием возврата. По отчётам ФПГ типовые претензии фонда мы собрали в статье про ошибки отчёта по гранту.
• Минюст. Расхождение между балансом, отчётом о целевом использовании и единым отчётом НКО не штрафуется само по себе, но даёт управлению вопросы для документарной проверки.

Что сделать до конца ноября

1. Назначить дату и подписать приказ. Если в НКО только вы и бухгалтер, укажите в приказе, что инвентаризацию проводит руководитель на основании п. 22 ФСБУ 28/2023.
2. Выгрузить из учёта список основных средств и забалансовую ведомость малоценки, добавить колонку «где находится и у кого». Пройти по списку с телефоном: фото, инвентарный номер, дата.
3. Собрать с подотчётных лиц авансовые отчёты за год, остаток денег вернуть в кассу или на счёт.
4. По каждому гранту и субсидии свести три числа: остаток на 86, остаток по отчёту грантодателю, остаток на счёте. Расхождения разобрать до закрытия года.
5. Запросить акты сверки у постоянных поставщиков и арендодателя, проверить, все ли сентябрьские и декабрьские акты проведены.
6. Назначить вскрытие ящиков на последнюю рабочую неделю декабря.
7. Проверить учётную политику: есть ли там порядок инвентаризации, формы документов, лимит основных средств и способ учёта имущества на целевые средства.

Если учёт в НКО до вас вели «как получится» и инвентаризация показала, что баланс не сходится с реальностью, это поправимо: такие ситуации мы разбираем в рамках восстановления учёта НКО, а для фондов с аудитом ведём учёт так, чтобы к аудитору приходить с готовым комплектом, подробнее об услуге бухгалтерии для фонда. Как инвентаризация ложится в баланс и отчёт о целевом использовании, читайте в статье про бухотчётность НКО за 2026 год.

Нормы и ставки проверены по состоянию на 17 октября 2026: ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина от 13.01.2023 № 4н, п. 3, 4, 10–13, 15, 16, 18, 22; применяется с 01.04.2025); приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 (утратил силу с 01.04.2025); ст. 6, 9, 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; ст. 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ в ред. от 04.08.2026 № 318-ФЗ (порог 5 млн ₽ с отчётности за 2026 год); п. 14, 20 ст. 250, ст. 251, п. 1 ст. 346.15 НК РФ; ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ; ст. 238, 241 ТК РФ; типовой договор ФПГ о предоставлении гранта (п. 4.3.8.10, 6.1.6) и методические рекомендации фонда к отчётности (хранение материалов не менее 3 лет).