Сбой в облаке: как НКО не потерять бухгалтерию и отчёт по гранту

Если ваша база 1С стоит у партнёра в Yandex Cloud, сканы договоров лежат на Яндекс Диске, а заявку в Фонд президентских грантов вы доделываете к 15 октября, эта неделя вас уже коснулась. С 8 по 11 октября 2026 года остановлены дата-центры «Яндекса» в Сасово и Владимире, в Калуге выведена из строя часть модулей, а конкурсная платформа ФПГ не работала после пожара в Сасово и снова легла 11 октября. Новость от фонда: приём заявок продлён до 9 ноября 2026 решением Координационного комитета, а с 23 октября платформа снова работает в штатном режиме (обновлено 25 октября). Данные заявок сохранены, а большую часть бухгалтерии НКО можно восстановить из внешних источников за несколько дней, если знать, откуда брать.

О самой аварии написали все: от «Фонтанки» до Downdetector. О том, что делать НКО с сайтом и CRM, рассказала «Милосердию» Анна Ладошкина. А вот про бухгалтерию, первичку и отчёт по гранту пока не написал никто. Разберём это сейчас, пока облако ещё в аварийном режиме.

Что случилось и почему это касается бухгалтерии

Хронология по сообщениям Yandex Cloud и СМИ: ночью 8 октября в дата-центре в Сасово начался пожар, зона доступности ru-central1-b отключена, компания не подтверждает возможность восстановить оборудование. Утром 9 октября вышла из строя часть серверных модулей в Калуге. Утром 11 октября остановлен дата-центр во Владимире, зона ru-central1-a. Yandex Cloud перевёл платформу в аварийный режим и назвал оставшуюся конфигурацию ресурсов неустойчивой. Сроков возврата к штатной работе компания не даёт.

При чём тут НКО с одним бухгалтером? Днём 8 октября у пользователей не открывались Яндекс Почта, Диск и Документы. Среди клиентов облака, которые сообщили о проблемах, был оператор электронного документооборота «Астрал». Конкурсная платформа ФПГ встала в самый горячий момент: до закрытия приёма заявок оставалась неделя. Вечером 9 октября фонд сообщил в своём телеграм-канале, что неполадки устранены, внесённые данные сохранены, а срок остаётся прежним: 15 октября, 23:30 по Москве. Но 11 октября после удара по дата-центру во Владимире платформа легла снова, и фонд написал, что новый сбой «более масштабный и сложный», а приём заявок на первый конкурс 2027 года будет продлён. 14 октября фонд назвал предварительную дату 30 октября, а 15 октября Координационный комитет утвердил окончательную: заявки принимаются до 9 ноября 2026. Платформу фонд рассчитывает восстановить 19–23 октября, а пока она недоступна, в соцсетях опубликован шаблон со всеми полями заявки: тексты и бюджет готовят в нём, после восстановления переносят в личный кабинет. Тем, у кого по действующему гранту срок отчёта выпадает на ноябрь, фонд 14 октября ответил во ВКонтакте: опоздание в пределах дней, пока платформа не работала, нарушением считаться не будет, нужно лишь предупредить куратора, когда заработает «Диалог с фондом». Срочные изменения бюджета пока согласуют через контактный центр или письмом на office@pgrants.ru с именем куратора.

Развязка пришла с опозданием на день против обещанного окна. Вечером 23 октября фонд написал в телеграм-канале: платформа функционирует в штатном режиме, до окончания приёма заявок 17 дней. В тот же день «Яндекс» сообщил через «Интерфакс», что вернул доступ к 90,47 % данных клиентов Yandex Cloud, часть данных и сервисов переехала на новую площадку, доступ к ней открывают поэтапно, а оставшиеся данные ещё восстанавливают. Срока полного восстановления компания по-прежнему не называет, и про дата-центры в Сасово и Владимире ничего нового не сказано. Для НКО вывод простой: кабинет ФПГ открыт, заявки переносим, а резервные копии делаем так, будто следующий сбой случится на этой неделе.

Для бухгалтерии это значит три вещи. Если база учёта или её копии живут в пострадавших зонах, вы могли потерять проводки за недели. Если сканы и договоры лежали только в облачном диске, доступ к ним в любой момент может пропасть снова. И если на этой неделе придёт требование из налоговой или запрос фонда, срок на ответ никто не сдвинет.

Что закон требует от хранения, даже если вы маленькая АНО

Правила одинаковые для фонда с миллиардом и для АНО с одним председателем. Первичные документы, регистры и отчётность хранятся не менее 5 лет после отчётного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ), тот же срок для налоговых целей задаёт пп. 8 п. 1 ст. 23 НК. Организация обязана обеспечить безопасные условия хранения и защиту документов от изменений, а отвечает за это руководитель.

ФСБУ 27/2021 добавляет к этому четыре пункта, о которых обычно вспоминают только после аварии:

• п. 24: документ хранится в том виде, в котором составлен. Бумажный акт нельзя отсканировать и выбросить «для экономии места»;
• п. 25: документы, данные из них и базы этих данных размещаются на территории России. Облако российского провайдера это условие выполняет, а вот «перенесём пока в зарубежный сервис» уже нет;
• п. 26: доступ к первичке и регистрам предоставляется в порядке, который организация установила сама, с обязательным уведомлением главбуха или бухгалтера на аутсорсе;
• п. 27: при утрате или порче документов организация должна принять все возможные меры по их восстановлению.

Последний пункт и есть ваш план на ближайшие дни. Утрата документов по вине провайдера не освобождает от обязанности их иметь. Она лишь объясняет, почему вы восстанавливаете, а не прячете.

Что восстанавливается, а что нет

Сядьте с бухгалтером и пройдите по списку. Главный вопрос к каждому документу один: существует ли его копия у кого-то, кроме вас.

Выводы из таблицы простые. Деньги восстанавливаются почти всегда: банк и платёжный сервис хранят всё. Налоговая отчётность тоже: сданное лежит у ФНС. Болит там, где документ существовал в одном экземпляре. Для НКО это как раз самое дорогое: пожертвования наличными, волонтёрские акты и подтверждения мероприятий по гранту. Как такие бумаги должны выглядеть, мы разбирали в статье про отчёт по гранту ФПГ и десять ошибок, за которые просят вернуть деньги.

Пример: АНО, грант и база «где-то у партнёра»

Возьмём типовую ситуацию, таких организаций тысячи. АНО на УСН «доходы», один председатель, бухгалтер на аутсорсе, грант ФПГ 1 200 000 ₽ на проект до конца года. База 1С размещена у партнёра-провайдера в облаке, сканы первички лежат на Яндекс Диске, бумажные оригиналы в папках в офисе.

Утром 8 октября база недоступна, Диск не открывается. Что в такой АНО восстанавливается без потерь: все платежи по гранту, потому что их видно в выписке; договоры с подрядчиками, потому что они подписаны через ЭДО или есть у подрядчика; отчётность за полугодие, потому что она у ФНС. Что под угрозой: проводки за сентябрь, если копия базы старше; акты с шестью волонтёрами, подписанные на бумаге, с которых был только скан; фотоотчёт с двух мероприятий, который хранился в том же Диске.

Посчитаем худший вариант. По двум мероприятиям в отчёте стоит 180 000 ₽ расходов: аренда зала, кофе-брейк, печать материалов. Платежи есть, а программы, списки участников и фото восстановить не удалось. Фонд вправе не принять такие расходы, и тогда 180 000 ₽ возвращаются. Для налоговой эти же деньги с даты нецелевого использования становятся внереализационным доходом (п. 14 ст. 250 НК): на УСН «доходы» это ещё 10 800 ₽ налога. Добавьте штраф по ст. 120 НК за отсутствие первичных документов: 10 000 ₽, а если пострадали документы за два года и больше, 30 000 ₽. Итого авария стоит организации около 200 000 ₽, при том что сам провайдер ничего не потерял, а отдельные фотографии наверняка остались в телефонах участников.

Та же АНО, но с одним отличием: бухгалтер раз в неделю выгружает архив базы на локальный диск, а фото и списки с каждого мероприятия в тот же день копируются в второе хранилище у другого провайдера. Потери: день работы на восстановление проводок за неделю. Разница в цене решения: ноль рублей и полчаса в неделю.

Что сделать сегодня вечером

Порядок именно такой, потому что первые пункты закрывают риск денег, а последние риск бумаг.

1. Выгрузите базу учёта себе. Если 1С в облаке у партнёра, попросите архив базы и спросите, в какой зоне лежат копии. Если облако 1С от самой фирмы «1С», сделайте выгрузку из личного кабинета. Положите файл на диск, который не зависит от того же провайдера: внешний носитель, второе облако, компьютер бухгалтера.
2. Скачайте выписки по всем счетам за 2026 год и реестр пожертвований из платёжного сервиса. Это ваш скелет для восстановления, если база окажется старой.
3. Соберите «критическое ядро» по гранту: договор с фондом, бюджет, реестр расходов, подтверждающие материалы по прошедшим мероприятиям. Ладошкина права: копировать всё подряд не нужно, нужно то, без чего встанет отчёт.
4. Проверьте, где лежат сданные отчёты: в личном кабинете ФНС и у оператора отчётности они есть всегда, но доступ к оператору тоже может пропасть. Выгрузите квитанции о приёме за год.
5. Пересмотрите бумажный архив. Договоры пожертвования с физлицами, акты волонтёров, акты вскрытия ящиков должны лежать в папках, а не только в сканах: этого требует п. 24 ФСБУ 27/2021, а при проверке ФНС попросит оригинал.
6. Запишите правило в учётную политику: периодичность копий, два независимых места хранения, кто отвечает. Мы собрали, что ещё стоит обновить до 31 декабря, в статье про учётную политику НКО на 2027 год.
7. Перенесите заявку в ФПГ из шаблона в личный кабинет, не откладывая на последний день: платформа работает с 23 октября, срок — 9 ноября, но за октябрь она ложилась дважды, а Yandex Cloud ещё не восстановил все данные. Бюджет перед отправкой сверьте по нашему разбору взносов в заявке ФПГ.

Если документы всё-таки утрачены

Сначала оформите факт. Приказом руководителя создайте комиссию, составьте акт об утрате с перечнем документов, периодом и причиной. К акту приложите подтверждение от третьей стороны: сообщение провайдера об инциденте, переписку с его поддержкой, скриншот страницы статуса с датой. При пожаре в собственном офисе это справка МЧС. Без такого пакета утрата в глазах инспекции ничем не отличается от «документов никогда не было».

Дальше восстанавливайте и фиксируйте каждый шаг: кому направлен запрос, когда, что получено. Минфин в разъяснениях настаивает, что восстанавливать нужно даже документы за период, который налоговая уже проверила. Контрагентам пишите официально, с просьбой заверить копии подписью и печатью. Для грантовых расходов параллельно соберите то, что подтверждает сам факт мероприятия: анонсы, публикации, переписку с площадкой.

Если в это время приходит требование по ст. 93 НК, у вас есть 10 рабочих дней на документы. На следующий рабочий день после получения подайте уведомление о невозможности представить их в срок, с причиной и датой, когда восстановите. Инспекция за два рабочих дня решит, продлить срок или нет, и с актом об утрате на руках шансы хорошие. Молчание обойдётся в 200 ₽ за каждый непредставленный документ по ст. 126 НК, а главное, закрепит версию, что документов нет.

Когда проводок нет за несколько месяцев, а грант нужно закрывать, восстановление учёта по выпискам и первичке лучше отдать тем, кто делает это регулярно. Посмотрите, как устроена услуга восстановление учёта НКО: мы собираем базу заново от выписки до отчёта о целевом использовании и сверяем её с отчётом по гранту.

Что грозит, если ничего не делать

• Отчёт по гранту без подтверждающих документов: расход не принимается, сумма возвращается фонду, по требованию фонда через суд.
• Для НКО на УСН неподтверждённый целевой расход становится доходом (п. 14 ст. 250 НК), на объекте «доходы» это 6 % сверху.
• Отсутствие первичных документов: 10 000 ₽ за один налоговый период, 30 000 ₽ за несколько (ст. 120 НК); при занижении базы 20 % от неуплаченного налога, минимум 40 000 ₽.
• Руководителю или главбуху: 5 000–10 000 ₽ по ст. 15.11 КоАП, при повторном нарушении 10 000–20 000 ₽ или дисквалификация.
• Не ответили на требование: 200 ₽ за документ по ст. 126 НК.
• Отчёт в Минюст до 15 апреля 2027 года собирается из тех же регистров: без восстановленной базы раздел о поступлениях и расходах придётся заполнять по памяти, а это уже искажение сведений со штрафом по ст. 19.7 КоАП.

Что сделать на этой неделе

Вечером: выгрузить базу, скачать выписки, скопировать грантовую папку во второе место. Завтра: проверить бумажный архив и перенести заявку в кабинет ФПГ. До конца октября: внести порядок резервного копирования в учётную политику и назначить ответственного. Это решает руководитель, потому что по ст. 29 закона № 402-ФЗ именно он отвечает за хранение, а бухгалтер только исполняет.

Какую программу выбрать, чтобы копии делались сами, а не «когда вспомним», мы сравнивали в статье программа для бухгалтерии НКО: 1С, облако или бухгалтер. Если грант закрывается в декабре и бухгалтер один на три организации, посмотрите услугу сопровождение грантов: отчёт собирается по мере расходов, и копия каждого документа появляется у нас в день его получения.

Нормы и ставки проверены по состоянию на 11 октября 2026: ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 24–27 ФСБУ 27/2021 (приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н, п. 25 обязателен с 01.01.2024 по приказу от 23.12.2021 № 224н); пп. 8 п. 1 ст. 23, п. 3 ст. 93, ст. 120, п. 1 ст. 126, п. 14 ст. 250, п. 2 ст. 251 НК РФ (пятилетний срок хранения — Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ); ст. 15.11 и 19.7 КоАП РФ; методические рекомендации Фонда президентских грантов к аналитической отчётности (хранение подтверждающих материалов не менее 3 лет после окончания проекта); сообщения Yandex Cloud и фонда от 8–11 октября 2026 года по публикациям SecurityLab, The Bell, «Милосердие.ru»; о продлении приёма заявок ФПГ — сообщение фонда от 11 октября 2026 года (ЕАН, сайт президентскиегранты.рф), предварительная дата 30 октября и шаблон заявки — сообщение фонда от 14 октября 2026 года в пересказе АСИ (проверено 15 октября 2026); окончательный срок 9 ноября 2026 и порядок сдачи отчётов по грантам при простое — решение Координационного комитета и сообщения фонда от 14–15 октября 2026 года в пересказе АСИ и «Милосердие.ru» (проверено 16 октября 2026); восстановление платформы — сообщение фонда в телеграм-канале от 23 октября 2026, 18:31 МСК, состояние Yandex Cloud (90,47 % данных, новая площадка) — «Интерфакс», 23 октября 2026, 17:43 (проверено 25 октября 2026); как сдать отчётность, пока лежит оператор, — в статье сбой 1С-Отчётности перед 26 октября.