Волонтёры, ГПХ и самозанятые в НКО: как платить и отчитываться

Если в вашей НКО осенью стартует проект, а команда — это три волонтёра, психолог «по договору» и дизайнер-самозанятый, у бухгалтера сейчас три разных набора правил и два свежих изменения. С 1 сентября 2026 по каждому договору ГПХ нужно сообщать в СФР, есть ли в нём условие о взносах на травматизм. С 1 октября заработает закон о платформенной экономике, который ограничивает самозанятых на цифровых платформах. Ни одно из этих изменений не запрещает НКО работать с волонтёрами, исполнителями и самозанятыми, но каждое добавляет способ ошибиться на ровном месте.

Разберём три формата по одной схеме: что платить, чем облагается, куда сдавать и где ловушка. В конце — расчёт, сколько стоит одна и та же работа при разных оформлениях, и что проверить до старта проекта.

Волонтёр: платить нельзя, возмещать можно

Волонтёр по закону работает бесплатно. Статья 17.1 закона № 135-ФЗ разрешает НКО заключить с ним договор о безвозмездном выполнении работ и в этом договоре пообещать возмещение расходов. Перечень закрытый: питание и проживание, проезд до места и обратно, форменная и специальная одежда, оборудование и средства защиты, помещение во временное пользование, услуги связи, обучение, если оно нужно для работы, страховка жизни и здоровья, медицинская помощь.

Налоговый кодекс подхватывает этот перечень. Пункт 3.1 ст. 217 НК освобождает от НДФЛ доходы добровольцев «в рамках гражданско-правовых договоров», а п. 6 ст. 420 НК выводит те же выплаты из-под взносов. Одно ограничение по деньгам: питание не облагается только в пределах суточных из п. 1 ст. 217 — 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за границей. Купили волонтёрам обеды на 900 ₽ в день — с 200 ₽ придётся удержать НДФЛ и начислить взносы.

Форму договора закон не диктует, но обе льготы привязаны к словам «в рамках договора». Значит, договор должен быть, и доказать его существование проще всего на бумаге или в ЭДО. Мы видим одну и ту же картину: НКО оплатила волонтёрам билеты на выездную смену, договоров нет, а при проверке эти суммы становятся обычным доходом физлиц. На 40 000 ₽ билетов это 5 200 ₽ НДФЛ плюс взносы 3 040 ₽ при льготе или 12 000 ₽ без неё.

Что нельзя делать под видом волонтёрства:

• платить «за работу», «премию волонтёру», «благодарность» — это вознаграждение, а не компенсация;
• компенсировать расходы без документов: билет, чек, счёт гостиницы обязательны;
• держать волонтёра на графике, как штатного, с ежедневными задачами и фиксированной суммой в месяц — это трудовые отношения независимо от названия договора.

Для гранта ФПГ правило то же: расходы волонтёрам принимаются только при договоре о добровольческой деятельности, и тратить на это грант можно по статье, где такие расходы предусмотрены бюджетом. Подробно о том, что фонд принимает и что просит вернуть, мы разбирали в статье про ошибки в отчёте по гранту ФПГ.

Исполнитель по ГПХ: как зарплата, только без отпуска

Договор гражданско-правового характера с физлицом — самый прозрачный формат и самый дорогой из трёх. Психолог провёл десять консультаций, подписал акт, получил вознаграждение. С этой суммы НКО удерживает НДФЛ 13 % (по прогрессивной шкале, если доход за год больше 2,4 млн ₽) и платит взносы по своему тарифу.

Тариф у НКО зависит от льготы. Организация на УСН в сфере образования, соцобслуживания, культуры, науки, здравоохранения или массового спорта, у которой не меньше 70 % доходов — целевые поступления, гранты и профильная выручка, платит 7,6 % (пп. 7 п. 1 и п. 2.2 ст. 427 НК). Остальные — 30 %. С 2027 года льготный тариф вырастет до 15 %, об этом мы писали в разборе страховых взносов НКО.

Взносы на травматизм с ГПХ не платят, если только договор не говорит обратного (ст. 5 закона № 125-ФЗ). Раньше это условие никто не проверял. С 1 сентября 2026 закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ добавил в ст. 11 закона № 27-ФЗ обязанность сообщать в СФР, есть ли оно в договоре. Технически это старые коды в подразделе 1.1 ЕФС-1: ДГПХ, если условия о травматизме нет, и ДГПХФЛНС, если есть. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после заключения и после расторжения договора. Ошиблись кодом или опоздали — 500 ₽ за каждого исполнителя по ст. 17 закона № 27-ФЗ. Сумма смешная, но она умножается на число договоров, а у проектной НКО их бывает два десятка за сезон.

Помимо ЕФС-1 исполнитель по ГПХ попадает во все зарплатные отчёты: персонифицированные сведения за каждый месяц с выплатой, РСВ, 6-НДФЛ. У него есть право на профессиональный вычет по ст. 221 НК: если вы возмещаете ему билеты на выездное занятие, удобнее включить их в вознаграждение и принять заявление на вычет, чем платить отдельной строкой. Так же советует ФПГ в требованиях к использованию гранта.

Больничный исполнителю по ГПХ положен, если за прошлый год за него уплачено взносов не меньше стоимости страхового года: за 2025 год это 7 809,12 ₽, то есть выплаты по ГПХ и трудовым договорам у всех заказчиков вместе от 269 280 ₽. Для разового психолога это редкость, для постоянного методиста — вполне реальная ситуация, и первые три дня болезни оплатите вы.

Главный риск ГПХ не налоговый, а трудовой. Ежемесячные акты на одну и ту же сумму, работа по графику в помещении НКО, подчинение директору — по ст. 19.1 ТК суд или инспекция переквалифицируют договор в трудовой. Взносы вы уже платили, поэтому доначислят немного: травматизм 0,2 %, отпускные за весь период, компенсацию за задержку. Зато штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП — от 50 000 до 100 000 ₽ на организацию, повторно — до 200 000 ₽.

Самозанятый: дешевле всех, пока это не бывший сотрудник

С самозанятым НКО не платит ни взносы, ни НДФЛ: он сам отдаёт 4 или 6 % с дохода. Вам нужны договор, акт и чек из приложения «Мой налог». По письму ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ именно чек подтверждает расход, акт лишь уточняет период. Без чека оплату самозанятому при проверке снимут, а для гранта это прямая дорога к возврату средств.

Ограничений три, и все они ломают привычные схемы НКО.

Первое — п. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ: под налог на профессиональный доход не подпадают выплаты от заказчика, который был работодателем самозанятого меньше двух лет назад. Ситуация из жизни каждой второй проектной НКО: педагог уволился в декабре, а в феврале его зовут на новый грант «как самозанятого». Чек он выбьет, приложение не откажет, но по закону это обычный доход физлица с НДФЛ и взносами за ваш счёт. Закон не штрафует за сам договор, он просто выводит выплаты из льготного режима, и налоговая доначислит их как по ГПХ.

Второе — подмена трудовых отношений. Минтруд приказом от 28.11.2024 № 640н ввёл индикатор риска для внеплановой проверки инспекции труда: больше 35 самозанятых дольше трёх месяцев со средним доходом от организации свыше 35 000 ₽ в месяц, если это не меньше 75 % их дохода. Второй индикатор ведомство вынесло на обсуждение в марте 2026: больше 10 бывших работников, ставших самозанятыми, с доходом от 25 000 ₽. Для НКО с двумя самозанятыми индикатор не сработает, но общий принцип действует и без него: график, контроль, фиксированная «зарплата» раз в месяц — признаки трудового договора при любом статусе исполнителя.

Третье — новое с 1 октября 2026. Закон о платформенной экономике № 289-ФЗ и постановление Правительства от 19.06.2026 № 760 ограничивают самозанятых и ИП, которые работают через цифровые платформы-посредники: не больше 60 часов в месяц на одного заказчика шесть месяцев подряд. Ограничение касается только сделок через платформу и только перечисленных отраслей: стройка, логистика, общепит, ИТ и образование. Если ваша АНО дополнительного образования нанимает репетиторов через сервис-платформу — считайте часы. Если договор подписан напрямую с человеком — октябрьское изменение вас не касается, о чём стоит помнить, читая тревожные заголовки.

При переквалификации самозанятого цена выше, чем у ГПХ, потому что взносов не было совсем. Дизайнер получал 40 000 ₽ в месяц весь год: доначислят НДФЛ 62 400 ₽, взносы 144 000 ₽ без льготы или 36 480 ₽ с ней, штраф 20 % по ст. 122 и 123 НК, пени и те же 50 000–100 000 ₽ по КоАП. Плюс грантодатель увидит в акте проверки, что оплата по проекту оформлена не так, как заявлено в бюджете.

Сколько стоит одна и та же работа

Возьмём типовую ситуацию: АНО на УСН в сфере образования, льгота 7,6 % подтверждена, проект на грант ФПГ. Нужно провести цикл занятий, гонорар специалиста на руки — 52 200 ₽, что при ГПХ соответствует начислению 60 000 ₽.

Волонтёр в таблице не конкурент остальным: он не получил гонорар, только билеты. Строка есть, чтобы показать разницу между «человеку ничего не платим» и «платим, но не оформляем». Самозанятый выигрывает 12 360 ₽ у льготного ГПХ, но только если он реально внешний специалист с другими заказчиками.

В бюджете заявки ФПГ эти форматы живут в разных строках: штатные — 1.1, физлица по ГПХ — 1.2, взносы — 1.3, самозанятые — тоже 1.2 с пометкой о статусе и нулевой строкой взносов, а ИП в раздел «Оплата труда» не входят вовсе. Как заполнить бюджет под тариф 2027 года, мы показали в статье о бюджете заявки в ФПГ.

Учредители, правление и «свои» люди

Отдельный вопрос, который на форуме Клерка задают с 2017 года и до сих пор: можно ли платить учредителю АНО по ГПХ за работу в проекте. Можно, если это работа, а не управление. Пункт 5 ст. 29 закона № 7-ФЗ запрещает вознаграждение членам высшего органа управления за выполнение их функций, кроме компенсации расходов. Режиссёр-учредитель, который ставит спектакль на грант, получает деньги за спектакль, а не за участие в правлении, и договор ГПХ с актом здесь законен. Единственное условие для АНО: работники организации не должны составлять больше трети коллегиального высшего органа.

С директором сложнее: руководство — трудовая функция, и ни ГПХ, ни самозанятость на «управление» не работают. Как оформить директора, который работает бесплатно, и что при этом сдавать, мы разобрали в статье про директора НКО без зарплаты.

Бесплатных стажёров тоже стоит пересмотреть заранее. С 1 марта 2027 в ТК появляется ст. 351.9 (закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ): стажировка — это срочный трудовой договор до шести месяцев с оплатой не ниже МРОТ и наставником. Студент, который «стажируется» в НКО на полный день без оплаты, с весны будет либо волонтёром по договору, либо работником с зарплатой от 27 093 ₽ по МРОТ 2026 года, а с 2027 года — выше.

Что грозит, если оформить не так

• Компенсации волонтёрам без договора — НДФЛ 13 % и взносы по вашему тарифу с каждой суммы, штраф 20 % по ст. 123 НК за неудержание.
• Неверный код или пропущенный срок по ГПХ в ЕФС-1 — 500 ₽ за каждого исполнителя (ст. 17 закона № 27-ФЗ), должностному лицу 300–500 ₽ по ст. 15.33.2 КоАП.
• Самозанятый из бывших работников — доначисление НДФЛ и взносов, 20 % штрафа по ст. 122 НК, пени.
• Подмена трудового договора любым из форматов — от 50 000 до 100 000 ₽ по ч. 4 ст. 5.27 КоАП, повторно до 200 000 ₽; отпускные и компенсации работнику за весь период.
• Для грантополучателя — расходы, оформленные не по бюджету, ФПГ не принимает, а по п. 5.2.2 типового договора неподтверждённую сумму просят вернуть.

Есть и хорошая новость для тех, кто планирует 2027 год: в Госдуме с июля лежит депутатский законопроект № 1286413-8 об отмене предельной базы и едином тарифе 30 %; 12 октября 2026 года Совет Думы назначил по нему комитет и собирает отзывы до 8 ноября, но Правительство свою позицию не высказало. Считать бюджет по действующему п. 2.2-2 ст. 427 НК: 15 % в пределах базы, 7,6 % сверх.

Что сделать до старта осеннего проекта

1. Составьте список всех, кто получит от НКО деньги или компенсации, и напротив каждого напишите формат: волонтёр, ГПХ, самозанятый, трудовой договор.
2. Волонтёрам — договор по ст. 17.1 закона № 135-ФЗ с перечнем компенсируемых расходов и лимитом питания 700 ₽ в день. Без документов ничего не возмещать.
3. По каждому ГПХ решите про травматизм и подайте подраздел 1.1 ЕФС-1 на следующий рабочий день с верным кодом. Проверьте договоры, заключённые после 1 сентября: код выбран осознанно?
4. У каждого самозанятого сверьте дату увольнения из вашей НКО, если он там работал: меньше двух лет — только ГПХ. Убедитесь, что чек приходит после каждой оплаты.
5. Посчитайте взносы на калькуляторе взносов НКО по обоим тарифам, чтобы бюджет проекта на 2027 год не разошёлся с реальностью на 7,4 процентных пункта.
6. Если проект грантовый, сверьте формат каждого исполнителя со строкой бюджета: физлицо в 1.2, самозанятый там же с пометкой, ИП — в услуги сторонних организаций.

Если у вас больше десяти договоров за сезон и хочется, чтобы кто-то держал в голове ЕФС-1 на следующий день, чеки самозанятых и лимиты по волонтёрам, это ровно то, что входит в бухгалтерское сопровождение грантов. Один спорный случай, например учредитель на ГПХ или бывший сотрудник, который стал самозанятым, быстрее разобрать на консультации бухгалтера по НКО.

Нормы и ставки проверены по состоянию на 19 сентября 2026 года: ст. 17.1 Федерального закона от 11.08.1995 № 135-ФЗ; п. 5 ст. 29 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ; п. 1 и 3.1 ст. 217, п. 1 и 6 ст. 420, ст. 221, пп. 7 п. 1, п. 2.2 и 2.2-2 ст. 427, ст. 122, 123 НК РФ; п. 8 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ; пп. 5.1 п. 2 ст. 11 и ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в редакции Федерального закона от 20.02.2026 № 29-ФЗ; ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ; ст. 19.1 и 351.9 ТК РФ (Федеральный закон от 26.07.2026 № 246-ФЗ, с 01.03.2027); ч. 4 и 5 ст. 5.27, ст. 15.33.2 КоАП РФ; Федеральный закон от 31.07.2025 № 289-ФЗ и постановление Правительства РФ от 19.06.2026 № 760 (с 01.10.2026); приказ Минтруда России от 28.11.2024 № 640н; письмо ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@; законопроект № 1286413-8 (внесён 10.07.2026, на рассмотрении комитета); МРОТ 2026 года 27 093 ₽; стоимость страхового года за 2025 год 7 809,12 ₽.